公務員の文化祭?地方自治体が作る実行委員会とは

仕事内容
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イベントの主催者などで〇〇〇実行委員会という名前を聞いたことはないでしょうか?

この記事では、公務員になって以降、ある実行委員会の一員になったことある私が、その内情と経験談を紹介します。

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実行委員会とは

実行委員会は主に、イベントなどを行う際に結成されます。

私は公務員に転職後、ある実行委員会の実務メンバーとして約1年間業務を行っていた経験があります。

以下では、実行委員会の基本的な情報を私自身の経験を交えながら紹介したいと思います。

構成員について

実行委員会は組織であるため、何人かの構成員によって成り立っています。

その構成員としては、自治体の他に地方議会・民間企業・NPO団体などの外部の団体を加入させているケースが多いです。

実行委員会の中の役職としては会長・副会長・監事・委員などがあり、上記団体のトップや幹部がその役職に就任します。

私が所属していた実行委員会では、会長が私の自治体のトップ、副会長が地方議会の議長、監事がNPO団体のトップ、委員がそれ以外の方という構成になっていました。

しかしそれらは名ばかりに過ぎず、実際のイベントの準備はすべて自治体職員によって行われていました。

その実行委員会は4月に結成されましたが、3月いっぱいまで自治体内の色んな部署で働いていた人たち約10人が「次の移動先は○○○実行委員会です」と異動の発令を受けて、結成されました。

初めてそのメンバーと会ったときは全員知らない方々だったので、「前は○○課にいました△△です。よろしくお願いします。」と挨拶していました。

勤務場所

実行委員会の勤務場所としては、自治体の建物内の一室であるケースもありますが、私の場合は自治体の外郭団体の建物内の一室でした。

そのため、実行委員会所属になったときから勤務地が変わり、通勤方法も変わってしまいました。

元の勤務場所からそこまで離れた場所ではなかったですが、通勤時間が約15分増えたことが少し嫌でした。

しかし元の職場から同僚が全員知らない人となり、仕事場も本庁より綺麗で新しい設備の部屋に変わりました。

そのため、学生時代に進級してクラス替えをしたときのような緊張と興奮を久しぶりに味わいました。

最初の仕事

最初の仕事は、実行委員会設立の承認を得ることです。

何かよくわからないと思いますが、実行委員会を設立させるためには委員となる方々から承認を得ないといけないようです。

つまり私の勤務場所が変わった時点では実行委員会はまだ設立されておらず、いわば無所属の状態のようでした。

そのため、第一回実行委員会を開催して委員から承認を取るべく、仕事を開始させました。

まずは委員となる外部団体の方々とアポを取って、イベントと実行委員への就任について説明して、許可を得るところから始まります。

各団体の方々と会い、話した内容としては、

「〇〇〇というイベントを△月に行います」

「□□さんには、このイベントの実行委員会の委員になっていただきたいです」

「具体的な仕事は無く、定期的に開催する委員会に参加いただくだけで結構です」

「実行委員会設立のための第一回委員会を×月に行いたいのですが、ご都合はどうでしょう?」

ということだけです。

基本的に委員は委員会出席以外に仕事は無く、普段から自治体との付き合いもあるということもあって、NOと断る団体は一切ありませんでした。

ということで無事に根回しは終え、実務担当者で第一回実行委員会に向けて準備を進めました

そして本番の日、案内を出した委員が会議室に集まって、実行委員会設立について実務担当側の管理職が説明して、委員に承認を求めます。

既に根回しも済んだ内容だったため、もちろん全員が「異議なし」と答えました。

その後の質問等もなかったので、たったの15分ほどで会議が終了しました(この会議に出席するための移動時間の方が長かったと思います)。

そのようにして初めて実行委員会というものを知った私は、

「なるほど、公務員の仕事ってこんな感じか」

とまた新しい知識を得ることができました。

普段の仕事

それ以降の仕事ですが、あとは当然ながらイベントに向けてひたすら準備を進めるだけです。

基本的に公務員の仕事は前例があるパターンか、前例に似たパターンがあることがほとんどなので、過去の資料に沿って仕事を進めます。

私の担当したイベントも過去に開催実績があるものだったので、資料を見ながら「今回もこのままで行こう」」「こうしたらもっと良いんじゃないか」といった具合に進めていきます。

お偉いさん方との調整は面倒くさかったですが、イベントという前向きな内容の仕事だったため、そこまで苦ではなかったです。

会場となるホテルの大ホールの見学や、鏡開き用の備品の調達、出店の業者との打ち合わせなど、普段の本庁での仕事ではできない経験ができたのも面白かったです。

また何より、私がいた実行委員会では、公務員の天敵(一番のお客様)とされる議会の議員からの直接的な問い合わせは一切なく、それらは本庁の部署で捌いてくれていたので楽でした。

そして本庁幹部への報告も本庁の部署が対応してくれて、実行委員会は実務にだけ集中していれば良いというところも気楽でした。

実行委員会の解散

実行委員会の設立時と同様に、最後の委員会を開催して実行委員会は解散します。

それまでに支払い関係の精算、各種団体へのお礼、イベントの報告書の作成などすべてを済ましておきます。

私が担当したイベントは、準備や本番でのハンドリングがかなりハードなイベントでしたが、事後処理も含めて無事に終わらせることができました。

1年間という期間でしたが、その一つのイベントのために全く知らない部署の人が集まって切磋琢磨した思い出は今も強く残っています

またそんな思い出を共有した同僚も特別な存在であり、久しぶりに会った際は「あの時は大変だったね~」と懐かしむとともに、他の同僚とは異なる絆を持っているような気がします。

イベント直前と本番はきつかったですが、振り返ってみると社会人の文化祭のような記憶が出来て、良い経験だったと思っています。

なぜ実行委員会を作るのか?

でも、なぜ自治体はわざわざ実行委員会を組織するのでしょうか?

実はその理由の一つとして、会計手続きを簡略化があります。

自治体では、事業を行う部署とは別に会計部局が存在しており、業者に費用を支払う際には会計部局を通して支払うことになります。

そのため、部署で決裁した支出関連資料も、会計部局で再び厳しいチェックを受けて、資料が不足していればやり直すこともあります。

また正しい手順を踏んでいなければ業者との契約に進めないこともあります。

しかし実行委員会の場合は、その会計部局を通さずに、実行委員会内ですべて会計手続きを終えることができます。

私が所属していた実行委員会では、通帳自体も実行委員会で管理していて、実務メンバートップの許可を貰い自ら銀行振込も行っていました。

また本来であれば事前に決裁すべき支払い案件も、イベント直前でやむを得ないとトップに判断してもらって事後で処理させてもらうこともありました。

もちろん、実行委員会といえど基本は自治体の会計規則に従って処理を行わなければなりません。

しかしイベント直前や当日のバタバタの中でどうしても業務漏れは発生し、それに構っている時間が無い状況も頻繁に現れます。

そうした際に、融通を効かせることができるのが実行委員会です。

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まとめ

以上、実行委員会は自治体によっても様々な形があると思いますが、一例を紹介させてもらいました。

本庁内でもイベントはありますが、実行委員会のイベントはそれだけ特別な物であり、ハードかもしれませんが、無事に終わった後は清々しい気持ちになる物が多いと思います。

また、期間限定で集まった同僚との思いでや絆は、公務員生活の中でもかけがえのないものになるのではないかと思います。

そして最後に、実行委員会を作る理由についてはマイナスなことも書きましたが、実際に実行委員会の中で働いていた自分としては、本庁の会計手続きのままで進めていたら絶対にイベントは成り立たなかったとは思います。

かといって不正をしても良いとは思いませんので、本庁でも柔軟にイベント業務が行えるような仕組みが欲しいところですが、現状の解は実行委員会しかないのではないかなと思っています。

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