【激怒】公務員の仕事っぷりに怒りを覚えた話(非効率な働き方への不満)

ストレス
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役所での手続きって何かと面倒ですよね。

私も子供が生まれたときに市町村役場にき、各種手続きをしましたがすごく面倒でした。

「住所何回書けばよいの?」

「一つの窓口で一括処理してくれないの?」

「ネットで事前に申請できれば待ち時間無いんじゃないの?」

とか思ったものです。

私は都道府県庁職員なので市役所の詳しい事情はわかりませんが、個人情報取扱いやなりすまし防止など事情があるのでしょう。

しかし公務員のサービスは、まだまだ改善の余地があるように思います。

この記事は、公務員の私が自治体の中で怒りを覚えた話です。

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面倒な内部手続き

自治体内部の手続きでも。面倒なことがたくさんあります。

特に総務関係の手続きは、お役所そのものです。

一度で済むものは良いですが、「扶養親族の状況確認」「単身赴任の状況確認」「年末調整」などは毎年あります。

毎年時期になると大量の添付書類が付いたメールが担当者から送られてきて、毎回「ウゲッ!」となります。

さらに紙媒体でも回覧されて、有給明けに分厚い資料が机に置かれたのを見ては「あ~あ・・・」という気持ちになります。

しかも中身も公務員お得意の長文で書かれているため、パッと見て読む気が失せます。

大量の資料中に必要な情報は数ページ分しかなくて、他は無視して良い内容です。

そして資料はいかにも昔作ったままの物で、別添資料と重複した内容もそのまま残っていたりしてわかりづらいったらありません。

おそらく「一切の漏れを防ぐ」いう意図で、文章を削除せず追加ばかりをした結果でしょう。

公務員のマインドとして、

”情報の不足があって、間違いを生じさせることは許されない”

”たとえ分量が多くなっても、情報を全て載せておけば文句を言われない”

というものがあります。

もちろん間違いを導くのはいけませんが、重複部分をカットしたり、文章だけじゃなく図などを使って説明すれば親切だと思うのです。

例えば扶養親族の状況確認であれば、ツリー型のような図で、

家族はいますか?
NO→資料①を提出してください。
YES→配偶者は働いていますか?

NO→資料①を提出してください。
YES→【配偶者の年収はいくらですか?】

??円以下→資料①と②を提出してください。
??円以上→資料①と②と③を提出してください。

という表現すれば良いのです。

また必要書類を箇条書きするのでなく、図表でまとめて見やすいレイアウトを作れば良いと思います。

でもそうはせずに、”とりあえず情報はすべて出したから、あとは自分で読み解いてください”というスタンスが腹が立つし、なぜ誰も改善しようと思わないのか?と感じます。

最終的に間違いがあると総務部から連絡が来ますが、最初からわかりやすい指示書を作ればその無駄な連絡作業も減って総務部も楽になります。

またそうすることで記入者の作業時間も減り、公務員の膨大な時間を節約でき、税金の削減にも繋がります。

私がもし総務部に異動になったら、真っ先にそこに手を付けたいと思います。

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自分でデータ修正をしない担当者

また別件でも腹が立ったことがあります。

私が海外で単身赴任をしていたときに、なぜか妻のところに総務部から電話がありました。

妻曰く、「登録情報を変えたいという私の要望ついての話」だったようですが、妻は突然の電話で背景もわからず、少し混乱した様子で私に電話をかけてきました。

私はそんな要望した覚えすらないので何のことかさっぱりわからず、最初は妻と全然話が嚙み合いませんでした。

結局わからずにいると、私の所属部署の担当者から電話があり、

「うちから総務部に頼んで登録情報を変えようとしているので、申請書データを提出してください」

と連絡を受けました。

どうやら所属部署の要望だったようで、総務部の担当者が私の要請だと勘違いしていたようでした。

しかし総務部からは最初の電話以降、妻にも私にも電話はなかったので、

「混乱させといて、まずは詫びを入れろよ・・・」

とまずイラっとしました。

ひとまず落ち着いて申請書に入力していましたが、総務部の指示内容がわかりづらく半信半疑のまま提出しました。

そうすると案の定間違っていたようで、また所属部署から、

「総務部が○○の部分は△△と記入してほしいみたいなので、修正して再提出してほしいようです」

とメールがありました。

ここでイラっとしたのは、申請書はワードデータだったので、総務部でも修正が可能なのです。

確かに勝手に修正すれば文書偽造になるかもしれませんが、データである時点で誰が修正したかはわかりませんし、それを調べるケースなんてまずあり得ません。

なので総務部側でデータを修正して、

「○○の部分は△△と記入すべきなので、こちら側で修正しておきました。分かりづらくてすいませんでした」

と私にメールしてくれればそれで終わりだったのです。

なのにわざわざ非効率な作業をさせるところに腹が立ちました。

ひょっとして上記のような考えすら思い浮かばないのでしょうか。

杓子定規に仕事をするのではなく、効率を考えるべきです。

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総務部のせいで金銭的に損した話

2つ目の話ですが、私は自治体から外部の組織に出向していたことがあります。

その場合、雇用主が自治体ではなくなり、外部組織となるのが通例でした。

そして児童手当を貰っていたのですが、民間企業では住んでいる市町村から児童手当を受け取ると思いますが、自治体職員は職場から児童手当を受け取ることになります。(以下のとおり)

  児童手当支給者
公務員 職場
その他(民間組織) 住んでいる市町村

そのため私も出向により、職場からでなく住んでいる市町村から児童手当を貰うことになりました。(ちなみに金額は変わらず、支払主が変わるだけです)

そして任期を終えて自治体に戻った際に、ふと児童手当のことを思い出しました。

総務部に自ら問い合わせて、

私「外部組織から自治体に戻るので、今のうちに児童手当の手続きをまたやらないといけないんですよね?」

と詳細を確認し、きちんと手続きを行いました。

我ながら「お金にまつわることはちゃんと覚えているな」と感心しました。

 

そして数か月経ったある日、なぜか○月の児童手当が振り込まれていないことに気付きました。

すぐに総務部に問い合わせて、

私「手続きしたのに○月分が振り込まれてないみたいですけど」

と聞きました。

その場では回答は貰えず、翌日になって総務部から電話があり、

総務部「内部規定で、自治体に戻ってきた最初の月までは住んでいる市町村から児童手当を貰うことになっています。そのため○月は勤務先ではなく市町村から貰わないといけません」

という謎システムを初めて知りました。

そんなこと聞いてなかったので納得がいかず、

私「そのことは初耳で、そもそも児童手当の切替手続きの案内自体、一切貰わなかったのですが、どうやってその情報を入手しろと言うんですか?」

総務部「案内は自治体の内部掲示板に掲載していました」

私「私は出向しいて自治体の内部掲示板は閲覧できなかったので、物理的に不可能だったのですが」

総務部「でも児童手当の過去分の支払いはできないので、住んでいる自治体に支払ってくれないか問い合わせてみてください」

私「・・・とりあえず確認してみます」

という会話を行いました。

なぜ私が動かないといけないのかと納得できないものの、とりあえずお金が貰えれば解決なので住んでいる市町村に電話しました。

一通り説明しましたが、

市町村「こちらも児童手当の過去分の支払いはできないこととなっています」

と同じ回答でした。

そして、再び総務部に電話しました。

私「住んでいる自治体は支払えないみたいでした。今回、私の落ち度はないと思うので、○月分の児童手当の支払いをお願いします」

と伝えると、上の役職の担当者に電話が代わりました。

総務部「どうしても児童手当の過去分の支払いはできないことになっている」

私「今回、切替手続きの案内も貰えず、自分で切替手続きのことにも気付いて手続きを進めた。自分には落ち度はないはずなので、支払っていただきたい」

総務部「切替手続きについては外部組織への派遣の際の案内のときに案内しているはず」

私「派遣時期はかなり昔であり、それを覚えておくというのは無理がある。そもそも、切替手続きの前に総務部に電話して事前確認した上で、手続きを進めたのに、なぜそのときに教えてくれないのか?」

総務部「それはそのときの担当者じゃないとわからない。切替手続き漏れでひと月分の児童手当を貰えなかった人は他にもいるので、理解いただきたい」

私「他の人は手続き漏れですが、私はきちんと手続きをしていたのに貰えていないので、一緒にするのはおかしい」

総務部「どうしても支払いはできない」

という最終的に堂々巡りの会話となり、結局お金は貰えずに終わりました。

正直、児童手当ひと月分は大した額ではないので、どうしてもお金が欲しかったわけではないです。

しかし総務部の非を認めない対応に腹が立って抵抗していました。

もしこれが反対の立場ならどうでしょうか?

私が何らかの手違いで自治体への税金等の支払いを怠っていた場合、彼らは私が税金を支払うまで徹底的に追い詰めるはずなのです。

まして私が「他にも税金払っていない人がいるんだから許してほしい」なんて言って納得してくれるわけがありません。

考えれば考えるほど納得はいきませんでしたが、結局泣き寝入りで終わりました。

私も自治体で働く身として、自治体の支出業務の厳しさは理解しており、どうすることもできないのはわかります。

そのため総務部に対しては、

私「今回のような出向者への案内漏れが二度と起きないよう、案内の改善策を考えてください」

とだけ捨て台詞を吐いて終わらせました。

おわりに

内部の愚痴ばかりになってしまいましたが、内部で上手く組織が機能していなければ、住民にも良いサービスが提供できないと思います。

また、間違っているところは間違っていると言わなければ改善も行われず旧体制のままになってしまうと思います。

今回、総務部への愚痴がメインになりましたが、もしかしたら私も改善を意識せずに楽な仕事のやり方を選んでいるかもしれないので、私自身も自分の仕事を振り返ろうと思います。

そして住民の方から、「また公務員らしいやり方だ」と揶揄されないよう気を付けたいと思います。

 

↓公務員の仕事での失敗談

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